English, please!

Till startsidan - Sven Wallén Ledarskap & Coaching

Sven Wallén
Ledarskap & Coaching

Jag coachar framgångsrika människor

Läs om Sven

Kontorstips


Mejlhantering

Du får helt säkert en massa mejl som du aldrig bett om och som du kanske heller inte vill ha. Här följer några tips som kanske kan hjälpa dig att minska mejlflödet och göra det (och dig) effektivare.

  • Skicka dina mejl bara till dem som behöver ta emot dem. Ofta lägger vi till en eller flera personer som vi tror behöver eller vill ha information, och ibland även för att visa andra att vi gör något.
  • Förenkla för dina kollegor, markera i inledningen på mejlet vad du förväntar dig att mottagaren skall göra, t.ex. "för din information", "jag behöver din hjälp", "för din åtgärd". Ange gärna när du förväntar dig svar eller åtgärd!
  • Utnyttja mejlprogrammets möjligheter, t.ex. adressera mejlet till den eller de som du förväntar dig skall göra något och skriv de övriga i kopia-fältet. Givetvis skickar du mejlet bara till de som behöver få det.
  • Sortera dina inkommande mejl så att allt som är kopia till dig landar i en separat folder som du kan ägna dig åt när du har tid. Kom ihåg att rensa i den emellanåt.
  • Kommer det mejl som du inte förstår vad avsändaren vill att du skall göra med, returnera dem med frågan "Vad förväntar du dig att jag skall göra med detta?". Är det oklart (för dig) om när avsändaren vill ha svar eller åtgärd, fråga!
  • Sortera dina inkommande mejl i tre prioritetskategorier, t.ex. "idag", "denna vecka", "denna månad". Det du kan svara på en gång hanterar du förståss direkt. Varje vecka går du igenom kategorin "denna månad" och flyttar ungefär en fjärdedel till "denna vecka"; Varje dag går du på samma sätt igenom "denna vecka" och flyttar ungefär en femtedel till "idag"; och varje dag agerar du på allt som finns i "idag"- foldern.
  • Kan du lösa ett ärende per telefon eller genom att besöka en kollega som finns alldeles intill så är det kanske enklare att göra det.

Har du full koll på vad du kommunicerar? Är du medveten om att om du raderar ett mejl utan att ha läst (eller läsmarkerat) det så kan det skickas ett meddelande ("Ditt meddelande xxx till NN raderades utan att ha lästs [datum och tid]") till avsändaren.


Effektivare möten

Tycker du att mötena du deltar i tar för lång tid?

  • Se över syftet med mötet och vad deltagarna vanligtvis ägnar tiden åt. Sitter ni och läser och skriver mejl medan andra pratar?
  • Se till att ägna tiden åt det som är syftet med mötet.
  • Är det ett informationsmöte, se till att de som informerar håller det kort och koncist.
  • Är det ett beslutsmöte, se till att deltagarna har nödvändig information redan innan mötet så att mötestiden ägnas att diskutera de olika alternativen.
  • Är det ett ledningsgruppsmöte eller styrgruppsmöte? Ägna då tiden åt just det, att styra verksamheten.
  • Delar ni ut ”action points” till varandra? Är de tydliga, så att ni förstår dem vid uppföljningen nästa möte? Vet alla om vem som är ansvarig och när aktiviteten skall vara klar? Vid uppföljning, fokusera på de resultat som uppnåtts, undvik att ägna tid åt orsakerna till varför det som skulle hända inte hänt. Blir aktiviteterna inte utförda? Låt aktivitetsansvarig berätta, redan på mötet, vilka de första två stegen är.
  • Har ni provat att hålla mötena stående?

Effektivare pappershantering

Kanske har du provat ett antal olika modeller för hur du kan hantera alla dina papper, och ännu inte hittat en modell som passar dig?

Här kommer ytterligare en modell, den fantastiska 3-månaders-modellen (här illustrerad som den ser ut på skrivbordet):

Månad 1   Spara allt som kommer in under månaden i en hög cirka 50 cm från bordskanten.

Månad 2   Flytta första högen 25 cm närmare bordskanten och påbörja en ny hög där den första var tidigare. Material som plockas ur månad-ett-högen (för läsning, konsultation, etc.) återlägges i månad-två-högen.

Månad 3   Flytta första och andra högarna 25 cm närmare bordskanten och påbörja en ny hög där den andra var tidigare. Material som plockas ur månad-ett- och månad-två-högarna (för läsning, konsultation, etc.) återlägges i månad-tre-högen.

Månad 4   Flytta andra och tredje högarna 25 cm närmare bordskanten, första högen hamnar då utanför bordet och faller tjusigt ned i papperskorgen som i förebyggande syfte placerats vid bordskanten, och påbörja en ny hög där den tredje högen var tidigare. Det som tidigare var månad-tre-högen blir då månad-två-högen och den tidigare månad-två-högen blir månad-ett-högen. Material som plockas ur månad-ett- och månad-två-högarna (för läsning, konsultation, etc.) återlägges i månad-tre-högen.

Och på den vägen går man vidare. Feng Shui-säkrat!


Andra sidor

Kontakta Sven Wallén på telefon eller e-post .



Till början på sidan

Webbplatsinformation, information om kakor